相手の都合を考えない電話は、相手の時間を奪う暴力になる

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どうも、Totty です。

「電話」は手っ取り早く相手と連絡を取る方法。

でも、なんでもかんでも電話をかけてくる人、ちょっと困ります。

その電話、相手の時間を奪ってませんか?

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相手の都合を考えない電話は暴力


仕事で、会社貸与の携帯が手放せないくらい四六時中電話をしてます。

ひどい時だと、朝の着信履歴が消えてしまうことも。

トイレの中だろうと、食事中だろうと、休憩中だろうと、電車の中だろうと、おかまいなしに携帯はなります。

相手の都合を考えない電話は、暴力です。

そこでわたしが電話を利用する時に心がけている5つのポイントをご紹介します。

1.相手が電話に出た時の状況を察する


相手に電話が繋がったら、名前を名乗りながら短時間で相手の状況を探ります。

▷車を運転していそうな音がしないか?
→運転中に出てくれているかも。

▷駅のアナウンスが聞こえないか?→電車に乗り込むところかも。

▷小声で電話に出ていないか?→電話に出づらい場所かも。

▷焦っているような感じはないか?→何か急ぎの仕事をしているかも。

どのような状況でも必ず「今お電話、大丈夫ですか?」の一言を添えます。

こちらは用事があって掛けているのですから、相手のペースをつかんだほうがよい会話ができるってもんです。

2.再度電話する時は時間を聞く


相手が都合が悪く、再度電話をかけるときは、必ず時間を聞きます。

いくつか並行して電話を掛けていると、再度電話をかける時間を忘れてしまうこともあるので、「14:00 ◯◯さんに電話」のように、携帯のアラームをすぐにセットします。

逆に自分が電話に出て都合がわるい場合には、「◯分後くらいに折り返し電話します」と伝えるようにしてます。

3.電話をかけるまでも些細な要件の時


なんでもかんでも電話してくる人がいます。報告や連絡をしてくれるのはありがたいのですが、些細な要件でも時間を取られるんですよね。

わたしがよく使うのが携帯のショートメール。メールアドレスを知らなくても携帯番号同士でメッセージが送れるので重宝してます。

ちょっとした報告はショートメールで済ませちゃいます。相手も時間ができたら返信できますから。

相手の電話に出れないときは、ショートメールで「30分後くらいに折り返しします。」なんてサクッと送ったりします。

4.相手の電話に出れそうな時間帯を考える


社内なら上司や同僚の予定をチェックしておくことは比較的簡単です。相手が会議中なのか、得意先に訪問中なのかなどを考えます。

何度か連絡しているお客様であれば、定例の会議や、お昼休憩のタイミング、誰しもが12:00からお昼とは限らない、などを普段から情報を集めておきます。

5.相手のためにも自分のためにも確認のメールを送る


電話で込み入った話をした時、アポイントを確定した時などは、内容をメールで送ります。

お互い言った言わないが避けられますし、何より自分が後で見返すこともできるのが利点です。

ひとこと


気遣い、ひとつで、電話は変わる。

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ABOUTこの記事をかいた人

Totty*

生まれも育ちも「埼玉」の1980年生まれの35歳男子。iPhone好き、文具好き。無類の麺好きが祟ってメタボリックな日々。サラリーマンしながら、ゆるゆるっとブログを書いております。このブログも3年目に突入。体型も、ブログもダイエットしないと思いながらも今にいたる。どうぞ、ごひいきに。