アポイントのズレは自分にとっても相手にとってもマイナス!ズラされないアポの取り方のコツ

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今日は営業で1番大事といっても過言ではない「アポイント」の取り方のお話。

こちらにとっても先方にとっても時間は限られています。ここぞ!という勝負のアポをズラされては目も当てられません。

難しいことはひとつもありません、5つのポイントをおさえてせっかく取ったアポイントをずらされないように工夫しましょう。

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1.次のアポはその場でとれ!


商談が無事終了。いくつのかの宿題をもらって資料を作成しなおさないといけない。よくあるシチュエーションです。

余談ですが「宿題をもらう」っていうのは大事です。再訪する口実にもなりますからね。会う回数が多くなればそれだけ親しくなれますから。

そこで次回のアポは必ずその場で取りましょう

商談のあとで電話やメールでとるのもいいけど、その場なら相手の今回の商談に対する意気込みも分かります。先方が乗り気ならすぐアポが入るでしょう。あまり乗り気でなければ、資料をメールでなんていうことになるかもしれません。

鉄は熱いうちに打てです。

2.アポイントはその場で手帳に書け!


アポイントが取れたら必ず相手の目の前で手帳に時間を記入します。できれば声に出しながら、△月□日9:00~10:00ですね?と確認しながら。間違っても資料とかにメモ書きしちゃダメです。

相手もここで手帳に書いてくれるのが一番の理想ですが、書いてくれない、もしくはそもそも手帳を持っていないときは、名刺に次回の訪問日時を書いて渡します

これ、不思議と効きますよ。

3.アポに関してアラートメールを送れ!


次回のアポイントまで時間が空く場合は2日くらい前にアラートメールor電話を入れます

仮に日程や時間変更になっても、当日キャンセルよりましですし、なんせリカバリーがききます。

私がよくやるのが、事前に送付する資料と一緒にアラートメールを送ります。相手も資料に目を通す時間がありますから、いきなり商談よりはお互いの時間を節約できます。

4.アポを取るなら午前中!


午前中に消化できない仕事がズレ込んで、午後のアポがキャンセルになることがあります。大事な商談は午前中、特に朝一番で入れます。

仮に午前中で話が煮詰まって、帰社して資料をまとめて夕方に再訪なんて芸当もできますしね。

とはいえ先方の都合もあるので、午後指定の場合はお昼明けの13時にアポをとるようにします。

1番避けたいのが、15時前後のアポ。お互い眠くなってしまうので、軽めの商談を入れるようにします。今でこそ笑い話ですが、相手が眠そうだったので、後日再商談なんてこともありました。

5.終了時間を明確化する


アポは開始時間だけ取るという人も多いでしょうが、終了時間も明確化しておきましょう。

どのくらい時間がかかるのかって逆の立場なら気になりません?

これは自分自身の予定のコントロールにもつながりますが、終了時間を明確化しておくことで相手も時間をコントロールしやすくなります。

仮に商談時間が読めない場合は「1時間程度を予定してますが、話の内容によってはオーバーすることもあるかもしれません。」と一言付け加えておきましょう。

商談が長引けばそれだけ相手が興味があるわけですからしめたものです。

さいごに


アポイントは決して難しいものではなく基本は相手への心遣いです。

双方で納得したアポイントがずれることはお互いにとってよくないことです。

お互い気持ちよく時間を使うために大事なことをまとめてみました。

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